Privacy policy

Informativa ai clienti ai sensi dell’art. 13 del Regolamento Europeo n. 2016/679 in materia di protezione dei dati personali I trattamenti di dati relativi a persone giuridiche non rientrano nell’ambito di applicazione della disciplina di tutela dei dati personali apprestata dal Regolamento Europeo n. 2016/679. A fini di chiarezza e trasparenza nei confronti dei propri Clienti, Bitubo S.r.l. rende la presente informativa anche ai soggetti persone giuridiche, descrivendo le modalità e le finalità di tutti trattamenti che la Società svolge o ha facoltà di svolgere sui dati personali. Pertanto, le informazioni riguardano nello specifico i dati delle persone fisiche che lavorano presso i Clienti della Società.
1. Premessa Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento Europeo n. 2016/679 (di seguito, il “Regolamento privacy”) Bitubo S.r.l., con sede legale in Teolo (PD), via A. Volta, 24, P.IVA IT02007650282, e-mail privacy@bitubo.com (di seguito anche la “Società”), in qualità di Titolare del Trattamento dei dati personali già comunicati o che verranno in futuro comunicati e presso la quale i dati personali sono o saranno raccolti, desidera informare il Cliente che i dati che lo riguardano potranno formare oggetto di trattamento, nel rispetto della normativa qui sopra richiamata, in relazione ai rapporti pre-contrattuali e/o contrattuali intercorsi con il Cliente o a quelli che potranno essere intrattenuti in futuro.
2. Fonte dei dati personali I dati personali, acquisiti o che verranno acquisiti in relazione ai rapporti contrattuali o in fase precontrattuale, sono raccolti direttamente presso il Cliente. Tutti i dati personali raccolti sono trattati nel rispetto della normativa vigente e, comunque, con la dovuta riservatezza.
3. Finalità del trattamento e base giuridica del trattamento La raccolta ovvero il trattamento dei dati personali è effettuato per le seguenti finalità: (i) di provvedere in modo adeguato agli adempimenti connessi all’espletamento dell’attività economica della Società ed in particolare per:
• l’esecuzione di attività pre-contrattuali e l’acquisizione di informazioni preliminari ai fini della stipula del contratto;
• la gestione del rapporto contrattuale e di tutte le attività di tipo amministrativo, operativo, gestionale e contabile relative al contratto (gestione ordini, fatturazione, controlli sull’affidabilità di fornitori, assistenza e supporto post-vendita, ecc.);
• la gestione del contenzioso, inadempimenti contrattuali, diffide, transazioni, arbitrati, controversie giudiziarie, ecc.;
• l’adempimento degli obblighi previsti da leggi, regolamenti, normative comunitarie e da disposizioni impartite dalla pubblica autorità.
Con riferimento alle finalità di cui al precedente paragrafo (i) il conferimento dei dati personali è obbligatorio e costituisce requisito necessario per l’instaurazione, gestione ed esecuzione del rapporto contrattuale; infatti, il mancato conferimento determina l’impossibilità di ricevere la prestazione contrattualmente richiesta e, pertanto la base giuridica del trattamento è l’adempimento degli obblighi pre-contrattuali e/o contrattuali e legali connessi al rapporto instaurato dal Cliente con la Società, ai sensi dell’art. 6, comma 1, lettera b) e lettera c) del Regolamento privacy;
(ii) aggiornamento del Cliente sulle iniziative promozionali e commerciali, attraverso l’invio di materiale pubblicitario e/o promozionale, tramite e-mail (il “Marketing”).
Con riferimento alla finalità di cui al precedente paragrafo (ii), il conferimento è facoltativo e la mancata prestazione del relativo consenso determina solo l’impossibilità di ricevere il Marketing. La base giuridica del trattamento è il consenso espresso dal Cliente ai sensi dell’art. 6, comma 1, lettera a).
4. Modalità di trattamento Il trattamento dei dati personali sarà effettuato in modo lecito e secondo correttezza e comunque in conformità alla normativa sopra richiamata, mediante strumenti idonei a garantirne la sicurezza e la riservatezza e potrà essere effettuato anche attraverso strumenti informatici atti a memorizzare, gestire e trasmettere i dati stessi. Il trattamento sarà effettuato, in via principale, dall’organizzazione interna di Bitubo S.r.l., sotto la direzione e il controllo delle funzioni aziendali preposte e per finalità indicate in precedenza.
5. Durata del trattamento I dati personali oggetto del trattamento verranno conservati: a) con riferimento all’art. 3 paragrafo (i) per il tempo strettamente necessario con riguardo al rapporto contrattuale e quindi per tutta la durata dello stesso. Successivamente alla cessazione del rapporto contrattuale:
- i dati necessari per l’assolvimento degli adempimenti legali e fiscali saranno conservati per ulteriori 10 anni;
- i dati necessari per l’eventuale difesa in giudizio saranno conservati per tutta la durata del giudizio, fino al passaggio in giudicato della sentenza;
- i dati necessari per l’assolvimento di comunicazioni alle autorità di controllo indipendenti e giudiziarie, saranno conservati per un periodo di 5 anni, all’esito del quale verrà valutata l’eventuale necessità di ulteriore conservazione ove ciò sia richiesto dalle predette autorità.
Successivamente alla cessazione del rapporto, i dati diversi da quelli necessari per le finalità di cui ai punti che precedono verranno immediatamente cancellati.
Per le sole finalità pre-contrattuali i dati saranno conservati per la durata delle trattative e in caso di mancata conclusione del contratto per i successivi 6 mesi, salvo l’eventuale difesa in giudizio in caso di contenziosi e/o attività pre-conteziosa. In tale ultima ipotesi, infatti, i dati necessari saranno conservati per tutta la durata del giudizio, fino al passaggio in giudicato della sentenza.
b) con riferimento all’art. 3 paragrafo (ii) i dati necessari all'invio del Marketing verranno trattati fino a quando il Cliente eserciterà il diritto di disiscrizione dal servizio.
6. Destinatari dei dati personali Ferme restando le comunicazioni effettuate in adempimento di un obbligo di legge, di regolamento o di normativa comunitaria, la comunicazione, anche mediante la semplice consultazione o messa a disposizione dei dati personali che riguardano il Cliente può intervenire nei confronti dei seguenti soggetti:
a. enti, organi di vigilanza, autorità o istituzioni pubbliche;
b. persone fisiche o giuridiche che forniscono specifici servizi, quali – a titolo esemplificativo e non esaustivo – elaborazione dati, servizi logistici e postali, sondaggi del grado di soddisfazione dei clienti, consulenza legale, amministrativa, tributaria e/o contabile, organizzazione di fiere ed eventi di comunicazione, ecc.;
c. intermediari commerciali, banche ed istituti di credito, società di intermediazione finanziaria, persone fisiche o giuridiche preposte al recupero del credito, revisione e/o certificazione di bilanci e dei sistemi di qualità, collaboratori autonomi della Società, agenti e segnalatori, assicuratori e broker, spedizionieri, ecc.
I soggetti di cui ai punti che precedono operano in qualità di autonomi Titolari del Trattamento. Rassicuriamo il Cliente che, in ogni caso, ai soggetti citati si trasferiscono esclusivamente, se non dati personali aggregati ed in forma anonima, i dati personali necessari e pertinenti rispetto alle finalità del trattamento cui sono preposti.
L'elenco di tali soggetti terzi sarà costantemente aggiornato e accessibile al Cliente previa richiesta alla Società. In virtù dell'esistenza di collegamenti con gli stessi con mezzi telematici, informatici o di corrispondenza, i dati personali potranno essere resi disponibili all'estero, eventualmente anche al di fuori dei Paesi appartenenti alla UE in considerazione dell’esistenza della relativa autorizzazione, ovvero in base a clausole contrattuali standard. I dati personali non saranno in ogni caso diffusi.
7. Diritti dell’Interessato Resta fermo il diritto del Cliente di esercitare i diritti di accesso ai riferimenti indicati nella premessa ai dati personali previsti dall’art. 15 del Regolamento privacy e i diritti previsti dagli artt. 16, 17, 18, 21 del Regolamento privacy riguardo alla rettifica, alla cancellazione, alla limitazione al trattamento e al diritto di opposizione, nei limiti dell’art 2-undecies del Codice privacy e nelle modalità stabilite dall’art. 12 del Regolamento privacy. A tal fine potrà essere inviata una comunicazione all’indirizzo e-mail privacy@bitubo.com.
8. Diritto di proporre reclamo ex art. 77 del GDPR Qualora Bitubo S.r.l. non fornisca al Cliente riscontro nei tempi previsti dalla normativa o la risposta all’esercizio dei diritti del Cliente non risulti idonea, lo stesso potrà proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, alle seguenti coordinate: sito web www.gpdp.it o www.garanteprivacy.it, e-mail protocollo@gpdp.it, centralino telefonico: (+39) 06.69677.1.
9. Informazioni ulteriori Ulteriori informazioni in ordine al trattamento ed alla comunicazione di dati personali potranno essere richieste alla Società. L’elenco aggiornato dei Responsabili del Trattamento, ove nominati, è disponibile presso la Società.